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文秘的基本素質(zhì)與要求

　　文書工作是一項(xiàng)科學(xué)的嚴(yán)肅的工作，以下是小編跟大家分享文秘的基本素質(zhì)與要求，希望對(duì)大家能有所幫助！

　　文秘的基本素質(zhì)與要求

　　一、秘書應(yīng)具備的職業(yè)道德

　　職業(yè)道德是秘書人員從業(yè)立業(yè)之根本。秘書相對(duì)其他職業(yè)而言，最接近決策層，領(lǐng)導(dǎo)層，甚至直接參與其中，知密多、知密早、知密深，如果一旦道德淪喪，造成的損失無法估量。因此，秘書人員的職業(yè)道德修養(yǎng)尤其重要。秘書的職業(yè)道德，體現(xiàn)在“忠、信、勤、廉、儉”五個(gè)方面。

　　（一）忠于職守。作為文秘人員，要忠誠于職守、忠誠于集體。現(xiàn)實(shí)生活中有這樣的情況，有的同志僅僅對(duì)某個(gè)人忠心，處處偏重某個(gè)人，甚至無視組織原則和組織紀(jì)律，而搞得領(lǐng)導(dǎo)之間不團(tuán)結(jié)。不可否認(rèn)，由于工作接觸多、興趣相投、性格相近等原因，一個(gè)秘書人員同哪位領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系緊一點(diǎn)，感情深一點(diǎn)，這很正常。但是在實(shí)施服務(wù)時(shí)，都要盡心盡力；在原則問題上，都要一視同仁；在協(xié)調(diào)工作中，都要按規(guī)矩和程序辦事。只有這樣，才不會(huì)引起領(lǐng)導(dǎo)的不滿，造成領(lǐng)導(dǎo)之間的隔閡，才不會(huì)出現(xiàn)所謂的“排錯(cuò)隊(duì)”、“跟錯(cuò)人”，領(lǐng)導(dǎo)和組織就會(huì)誠心待你、放心用你。

　　（二）恪守信用。秘書人員作為決策者和執(zhí)行者間的橋梁，負(fù)責(zé)綜合協(xié)調(diào)，擔(dān)負(fù)著上傳下達(dá)和在領(lǐng)導(dǎo)之間傳遞工作意見的重要使命。因此，在傳達(dá)指示、傳遞意見、反映情況都要重事實(shí)，做到準(zhǔn)確無誤。否則就可能影響工作的展開，甚至導(dǎo)致重大決策的失誤。秘書人員要嚴(yán)格遵守諾言，一經(jīng)允諾的事情就要盡力辦到，遇到曲折變化，要事先說明原因，使人信服。嚴(yán)守機(jī)密。秘書人員一個(gè)顯著的特點(diǎn)，是掌握的機(jī)密較多，因此，要求秘書人員必須具備嚴(yán)守機(jī)密的職業(yè)道德，自覺加強(qiáng)保密觀念。做到不該看的不看，不該打聽的不打聽，不該問的不問。在一般場(chǎng)合避免談?wù)撽P(guān)于工作上的事情。

　　（三）業(yè)精于勤。眼勤、手勤、腳勤、腦勤。眼勤，就是善于觀察，善于發(fā)現(xiàn)，由此及彼、由表及里，及時(shí)掌握事情真實(shí)動(dòng)態(tài)，分析利弊，去偽存真，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供真實(shí)有利的依據(jù)；手勤，就是要多動(dòng)手，多做事，會(huì)做事，善成事，以一絲不茍、心細(xì)如發(fā)的工作態(tài)度，主動(dòng)拾遺補(bǔ)缺，做到不誤事、不出事、不亂事，進(jìn)而成大事；腳勤，就是要多深入基層，搞調(diào)查研究，抓督查落實(shí)，了解實(shí)情，反映實(shí)際，掌握第一手資料，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供真實(shí)可靠、實(shí)事求是的依據(jù)；腦勤，就是要勤于思考，善于思索，錘煉思維，想領(lǐng)導(dǎo)之所想，想領(lǐng)導(dǎo)之未想，為領(lǐng)導(dǎo)決策服好務(wù)、參好謀、成好事。

　　（四）廉潔奉公。不假借領(lǐng)導(dǎo)名義亂用職權(quán)遵紀(jì)守法、廉潔奉公，是秘書人員職業(yè)活動(dòng)能夠正常進(jìn)行的重要保證。廉潔奉公是高尚道德情操在職業(yè)活動(dòng)中的重要體現(xiàn)，是秘書人員應(yīng)有的思想道德品質(zhì)和行為準(zhǔn)則。它要求秘書人員在職業(yè)活動(dòng)中要堅(jiān)持原則，不利用職務(wù)之便假借領(lǐng)導(dǎo)名義以權(quán)謀取私利，不搞你給我一點(diǎn)“好處”，我回報(bào)你一點(diǎn)“實(shí)惠”的所謂“等價(jià)交換”。要以整體利益為重，自覺奉獻(xiàn)，不為名利所動(dòng)，以自己的實(shí)際行動(dòng)抵制和反對(duì)不正之風(fēng)。

　　（五）儉以養(yǎng)德。秘書要耐得住寂寞，安得退屈，不慕榮華，寵辱不驚。古人常說，良田千頃，一日三餐，廣廈萬間，微驅(qū)八尺。做秘書不能貪得無厭，更不能夜夜笙歌，花天酒地。要靜以修身，儉以養(yǎng)德，把事業(yè)看得重一些，把名利看得淡一些，把個(gè)人得失看得輕一些。人無千日好，花無百日紅，陰晴圓缺，潮漲潮落，秘書無論順逆都應(yīng)保持一顆平常之心，不以物喜，不以己悲，固守住做人的底線，千萬不能為追名逐利或一念之差而越出藩籬。

　　二、秘書應(yīng)具備的職業(yè)能力

　　良好的職業(yè)道德是秘書人員在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代得以立足的一個(gè)重要條件，而個(gè)人的職業(yè)能力，則直接影響到工作的質(zhì)量和效率。可以說，能力是新時(shí)代秘書人員邁向成功的保證。

　　（一）深厚的文字功底。秘書人員工作中的一個(gè)重要任務(wù)，就是從事大量的文字工作，幾乎天天都要修改或草擬文稿。因此，秘書人員必須具備扎實(shí)的文字功底，不僅要精通語法、修辭和邏輯知識(shí)，還要掌握一定的寫作規(guī)律。寫作是一種綜合能力的表現(xiàn)，要做到內(nèi)容與形式的統(tǒng)一，既要有好的表現(xiàn)形式，又要有充實(shí)的內(nèi)容，并不是一件輕而易舉的事。這就要求秘書人員加強(qiáng)寫作實(shí)踐，熟練掌握各類公文的特點(diǎn)、寫作要求和語言表達(dá)技巧，隨時(shí)注意積累資料，不斷提高寫作水平。要注意文風(fēng)的改革，培養(yǎng)洗煉的文字表達(dá)能力。

　　（二）熟練的操作能力。隨著科技發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，秘書的傳統(tǒng)工作方式有了根本性的轉(zhuǎn)變，如，信息搜集、整理、傳遞、處理的速度及有效性得到了極大的提高；計(jì)算機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)、投影儀、電視會(huì)議系統(tǒng)、圖像編輯軟件、公司局域網(wǎng)等數(shù)字化、智能化、信息化的辦公軟件和硬件的運(yùn)用，不僅提高了秘書人員的辦事效率，也增強(qiáng)了秘書人員事務(wù)處理的準(zhǔn)確性，同時(shí)對(duì)秘書人員的辦公自動(dòng)化操作能力也提出了更高的要求，即需要秘書人員掌握最新的辦公室技術(shù)操作系統(tǒng)，為日常工作的處理提供便利化的技術(shù)操作服務(wù)。

　　（三）較強(qiáng)的組織能力。現(xiàn)代的秘書人員，既不是那種整天伏案看文件、寫文章的純“文牘性”人才，也不是那種只會(huì)“捆捆扎扎、收收發(fā)發(fā)”的簡(jiǎn)單勞動(dòng)者，而是具有一定的組織和管理能力的人才。根據(jù)職責(zé)的要求，秘書人員經(jīng)常要按照領(lǐng)導(dǎo)的意圖組織各類活動(dòng)，如果缺乏一些現(xiàn)代的、科學(xué)的組織管理能力，就無法把工作搞好。對(duì)此，秘書人員一方面要通曉辦事的渠道，提高辦事的效能，平時(shí)多接觸一些具體事物，處處留意他人和自己的上級(jí)是如何處理問題的，不斷增加自己的閱歷和經(jīng)驗(yàn)。另一方面要用系統(tǒng)的觀點(diǎn)，統(tǒng)籌安排工作。

　　（四）良好的溝通能力。秘書的工作比較復(fù)雜，要相當(dāng)好秘書這個(gè)角色，就要學(xué)會(huì)處理方方面面的關(guān)系，分析某項(xiàng)工作的相關(guān)因素，解決和處理其相關(guān)方面的事項(xiàng)，以達(dá)到溝通協(xié)調(diào)目的。在各職能部門之間，通過秘書的協(xié)調(diào)，明確職責(zé)、合理分工、相互配合。溝通協(xié)調(diào)中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)被協(xié)調(diào)者各方在認(rèn)識(shí)和觀點(diǎn)上的分歧，有時(shí)可能會(huì)相當(dāng)大。溝通協(xié)調(diào)者應(yīng)采取求同存異，在分歧中找共同點(diǎn)，提出雙方能接受的方案，促使溝通協(xié)調(diào)成功。有效的溝通不僅能使工作環(huán)境變得輕松愉快，在開展各項(xiàng)工作時(shí)，更加游刃有余，還會(huì)使一個(gè)企業(yè)的效益在無形中得到進(jìn)一步提高。

　　（五）敏捷的應(yīng)變能力。秘書的一個(gè)主要職責(zé)就是為上司提供事務(wù)性的服務(wù)，減少外界一般性事物對(duì)上司的干擾，這需要秘書的隨機(jī)應(yīng)變。在一些正式或非正式場(chǎng)合中，秘書是上司的代表和發(fā)言人，這要求秘書默契的配合上司，幫上司打圓場(chǎng)，為領(lǐng)導(dǎo)樹立良好的形象和營造豐富有價(jià)值的人脈關(guān)系。在面對(duì)一些緊急情況時(shí)，有良好的應(yīng)變能力并能在短時(shí)間內(nèi)作出處理方案，這也是秘書要具備的非常重要的能力之一。

　　結(jié)束語

　　總之，文秘工作是一項(xiàng)綜合性的標(biāo)準(zhǔn)性非常強(qiáng)的工作，從事這項(xiàng)工作的人員必須具備較高的綜合素質(zhì)，才能更好地完成工作。作為一名文秘工作人員，必須立足實(shí)際，認(rèn)真學(xué)習(xí)，勇于實(shí)踐，善于總結(jié)，不斷提高，才能真正成為一名稱職的文秘工作者。

　　文秘主要做什么工作

　　文秘日常主要的工作包括：文件處理、文字撰寫、日常溝通、接聽電話、會(huì)議籌備和臨時(shí)性工作。很多人對(duì)文秘的崗位有誤解，以為文秘不需要什么技能，但實(shí)際上，不少企業(yè)和單位在招聘文秘的時(shí)候，相關(guān)的要求都是較高的。想要更好的勝任文秘的崗位，首先就必須弄清楚：文秘主要做什么工作，具體介紹如下：

　　一、文件的收發(fā)和處理。這是文秘日常主要的工作之一，作為文秘，要時(shí)時(shí)關(guān)注外來文件，或者是上級(jí)單位發(fā)來的文件，將這些文件進(jìn)行整理之后，要呈報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批，后續(xù)可能還需要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的指示將文件或傳達(dá)，或督促相關(guān)部門完成的進(jìn)度。對(duì)于一些國有企事業(yè)單位來說，公文的處理是專業(yè)性要求較高的工作內(nèi)容。

　　二、文字撰寫。不少單位，尤其是機(jī)關(guān)單位，會(huì)要求文秘寫“材料”，比如公文寫作、領(lǐng)導(dǎo)講話材料的準(zhǔn)備、工作方案的撰寫等，其中文秘接觸到最多的，可能是領(lǐng)導(dǎo)講話材料的寫作。

　　三、日常溝通。文秘還需要做好上下溝通的工作，無論是上級(jí)指示的向下傳達(dá)，還是下級(jí)傾訴的向上傳達(dá)。

　　四、接聽電話。很多辦公室都有有電話，文秘人員日常的主要工作自然也包括接聽電話，此外還要學(xué)會(huì)分辨哪些是重要的電話，哪些是次要的電話。

　　五、會(huì)議籌備。文秘還需要做好會(huì)議籌備的相關(guān)工作，比如會(huì)議室的安排、座位的安排等，此外還要在會(huì)議中做好綱要記錄。

　　當(dāng)然，文秘可能還需要處理臨時(shí)性的工作，可以說，文秘工作聽起來并不專業(yè)，但隨著時(shí)代的發(fā)展和很多機(jī)關(guān)單位對(duì)文秘崗位要求的不斷提高，很多時(shí)候文秘需要掌握的技能還是蠻多的。

　　文秘的基本素質(zhì)與要求

　　一、基本素質(zhì)

　　1.理論知識(shí)：

　　文秘人員需要掌握扎實(shí)的基礎(chǔ)知識(shí)，包括法律、外語、經(jīng)貿(mào)等，以及對(duì)業(yè)務(wù)工作有幫助的其他知識(shí)。同時(shí)，還應(yīng)關(guān)注相關(guān)領(lǐng)域的新發(fā)展動(dòng)態(tài)，保持學(xué)習(xí)的熱情和動(dòng)力。

　　來源：《一個(gè)稱職文秘必備哪些素質(zhì)》

　　2.心理素質(zhì)：

　　文秘人員應(yīng)具備良好的心理素質(zhì)，包括抗壓能力、情緒管理能力等。面對(duì)工作中的壓力和挑戰(zhàn)，能夠保持冷靜、理智，以平和的心態(tài)處理各種問題。

　　來源：《辦公室秘書的基本素質(zhì)》

　　3.身體素質(zhì)：

　　健康的體魄是做好任何工作的前提，文秘人員也不例外。文秘工作繁雜，需要良好的身體條件來支撐。

　　來源：《一個(gè)稱職文秘必備哪些素質(zhì)》

　　4.思想素質(zhì)：

　　文秘人員應(yīng)具備愛崗敬業(yè)精神、實(shí)事求是精神和開拓創(chuàng)新精神。同時(shí)，還應(yīng)具備博大的胸懷、寬廣的視野和高度的社會(huì)責(zé)任感。

　　來源：《一個(gè)稱職文秘必備哪些素質(zhì)》

　　5.學(xué)習(xí)能力：

　　文秘人員需要不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)、新技能，以適應(yīng)不斷變化的工作環(huán)境。這種學(xué)習(xí)能力包括自主學(xué)習(xí)、持久學(xué)習(xí)、工作學(xué)習(xí)化等。

　　來源：《辦公室秘書的基本素質(zhì)》

　　二、基本要求

　　1.語言能力：

　　文秘人員應(yīng)熟練掌握普通話，并具備良好的語言表達(dá)能力和寫作能力。能夠清晰、準(zhǔn)確地傳達(dá)信息，撰寫各類文書。

　　來源：《文秘崗位有哪些要求呢》

　　2.計(jì)算機(jī)技能：

　　文秘人員需要熟練使用辦公軟件（如MicrosoftOffice、WPSOffice）和郵件系統(tǒng)，以提高工作效率。

　　來源：《文秘崗位有哪些要求呢》

　　3.外貌與氣質(zhì)：

　　文秘人員應(yīng)外貌端莊，形象氣質(zhì)佳，這有助于提升單位的整體形象。

　　來源：《文秘崗位有哪些要求呢》

　　4.細(xì)致耐心：

　　文秘工作繁雜瑣碎，需要細(xì)致入微地處理各項(xiàng)事務(wù)。同時(shí)，還應(yīng)具備耐心，能夠應(yīng)對(duì)工作中的各種挑戰(zhàn)。

　　來源：《文秘崗位有哪些要求呢》

　　5.保密意識(shí)：

　　文秘人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保單位的信息安全。在處理敏感信息時(shí)，要格外謹(jǐn)慎小心。

　　來源：《文秘崗位有哪些要求呢》

　　6.綜合能力：

　　文秘人員需要具備多種綜合能力，包括組織協(xié)調(diào)能力、溝通協(xié)調(diào)能力、應(yīng)變能力等。這些能力有助于更好地完成各項(xiàng)工作任務(wù)。

　　來源：《做文秘需要哪些條件》

　　三、具體職責(zé)

　　負(fù)責(zé)辦公室日常行政事務(wù)管理，包括文件收發(fā)、傳真、電話處理、會(huì)議安排等。

　　協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理來信、來訪、接待等工作。

　　負(fù)責(zé)公文、通知、報(bào)告、總結(jié)等各種文書的起草、審核、修改和校對(duì)。

　　負(fù)責(zé)文件歸檔、保管和銷毀工作。

　　了解相關(guān)法律法規(guī)和規(guī)范，確保文書格式和內(nèi)容符合要求。

　　協(xié)助部門內(nèi)其他人員完成工作任務(wù)。

　　注意保密，遵守單位規(guī)章制度。

　　綜上所述，文秘的基本素質(zhì)與要求是多方面的，既包括理論知識(shí)、心理素質(zhì)、身體素質(zhì)等內(nèi)在素質(zhì)，也包括語言能力、計(jì)算機(jī)技能、外貌氣質(zhì)等外在要求。同時(shí)，文秘人員還需要具備多種綜合能力和具體職責(zé)，以更好地完成各項(xiàng)工作任務(wù)。